４−１　情報の管理

情報の管理

情報の管理とは何なのか。

具体的にどんなものがあるのかということも含めて解説をしていきたいと思います。

まず、情報の管理の中には、社内の帳票類、報告書等の適切な記入、提出、保管、そしてお客様からのアンケートや直接のご意見、電話、メール等の 情報管理と対応、報告、請求書や納品書の管理とパソコンへの打ち込み、郵便 物、店舗パソコンへのメール等の管理、月末の定時作業等があります。

報告書の管理です。

規定の報告書をルール通りに提出する事。

これは提出はもちろんですが、特に期限です。

この期限を厳守する事が非常に大切です。

そして、電話・郵便・メールの管理。

店舗にかかってくる電話の対応や報告。

店舗に届く郵便物の管理、そして店舗のパソコンに届くメールを正しく報告し、 保管する事。

ここでもですね、特に重要なのは、外部からの電話、郵便、メー ル等の情報を正確にしっかりと必ず、届いたということを報告することが非常 に重要なことになります。

次は納品書・請求書の管理です。

業者様からの納品書や請求書を所定の場所 に保管、報告、提出。

そしてパソコンへの打ち込みをする事。

次にアンケートの管理。

お客様からのアンケートに対して必要な対応を行う事。

また頂いたアンケートの報告や保管を行う事です。

特にクレームを頂いたアン ケートに関してはしっかりと対応を行う事が重要ですし、特にアンケートの中 には顧客情報が入っているものもありますので、その保管に関しては注意が必要になります。

資料の管理。

社内の資料を適切に扱う事。

また、保管のルールを守る事。

例え ばレシピやマニュアルなどは会社の資産であり機密事項で、情報漏洩や持ち出 しなどは解雇や訴訟の対象にもなるということをよく理解しておいてください。

クレームの管理。

これはアンケートの中でも言いましたけども、アンケート以 外でもお客様から直接頂いたクレーム、あるいは電話でのクレームもあります。

メールでのクレームもあります。

そのクレームに対して適切に処理して、 それをルールに決まった形で上司に報告をすること。

これがクレームの管理です。

月末の作業。翌月の準備を月末に行うこと。

例えば棚卸しです。

あるいは各 チェックシートをその月内に交換しておくこと。

最後になります。

SNS 等の情報の管理です。

スタッフによる SNS を使っての社 内の情報の漏洩。

これは最近非常に大きな問題にも発展してますので、ぜひ気 をつけてください。